A Organização Oeste Africana da Saúde (OOAS) lança o presente anúncio a candidaturas para candidatos da CEDEAO devidamente qualificados para preencher a vaga da seguinte posição:
Posição: Gerente de Escritório
Referência: VN 90 WAHO
Categoria: G5/G6/G7
Salário Anual: UC 22.964,49 USD 36.233,37 / UC 27.577,33 USD 43.511,51 / UC 32.292,32 - USD 50.950,81
Estatuto: Permanente
Local de colocação: Bobo-Dioulasso, Burkina Faso
Direcção: Saúde Pública e Pesquisa
Supervisor Directo: Director da Saúde Pública e Pesquisa
Supervisiona: Auxiliar de Escritório
VISÃO GERAL DA FUNÇÃO:
O Gerente do Escritório desempenhará uma função essencial no funcionamento eficaz da direcção através da organização das operações do escritório e procedimentos críticos para as actividades diárias do Director. O Gestor do Escritório cuidará do programa do Director, manterá a documentação eficaz dos registos, garantirá a comunicação e correspondência adequadas e possui conhecimento técnico e profissional para o funcionamento eficaz do escritório. A esse respeito, deve ser acessível e responsivo face às demandas concorrentes das partes internas e externas.
PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
- Coordenar as actividades do escritório do Director e atribuir tarefas e deveres para garantir uma prestação de serviço eficaz;
- Prestar apoio para o funcionamento eficaz do escritório do Director;
- Organizar as operações e os procedimentos do escritório eficazmente;
- Estabelecer contacto com as outras direcções para garantir o funcionamento eficaz do escritório;
- Programar encontros e marcações do Director;
- Gerir correspondências recebidas e enviadas, documentação;
- Desenvolver e manter sistemas de arquivo manual e electrónico eficaz;
- Garantir a segurança, integridade e confidencialidade das informações;
- Implementar técnicas inovadoras de gestão de escritório para melhorar a eficácia operacional;
- Gerir inquéritos, reclamações e relatórios de visitantes;
- Prestar apoio geral aos visitantes;
- Realizar quaisquer outras tarefas que possam ser atribuídas pelo Director.
QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA
- Licenciatura ou equivalente em Administração ou área afim de uma universidade reconhecida;
- Seis (6) anos de experiência progressiva em gestão de escritório, papel de secretariado ou assistente pessoal;
- Conhecimento de software informático ou sistemas de arquivo de gestão de conteúdo empresarial (ECM) e procedimentos, directrizes e processos relativos à correspondência para preparação e uso de documentos administrativos e matrizes.
PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS DA CEDEAO
- Capacidade de apresentar sugestões com base nas próprias observações que melhorarão a forma de trabalhar que levarão à sua implementação como solicitado;
- Experiência comprovada em trabalhar eficazmente como parte de uma equipa e mentor;
- Capacidade de trabalhar sob pressão e produzir resultados;
- Capacidade de assumir responsabilidade pela própria carreira e desempenho e engajar-se regular e independentemente em actividades de autoavaliação;
- Capacidade de desenvolver e manter competências e perícias necessárias para desempenhar eficazmente as suas funções;
- Capacidade de resolver problemas rotineiros e fazer recomendações para melhorar a qualidade/quantidade de serviços aos clientes;
- Capacidade de gerir eficazmente o próprio tempo e satisfazer as normas e os objectivos de serviço relativo às responsabilidades atribuídas;
- Compreender como aceder aos recursos ou serviços internos para melhorar a cultura de consciencialização e procurar activamente melhorar as competências multiculturais ao interagir com os outros com proveniências cultural e linguisticamente diversificadas;
- Compreensão básica dos mandatos e das funções das organizações da CEDEAO, especialmente os da sua própria instituição;
- Conhecimento das práticas e dos procedimentos rotineiros da CEDEAO uma vez que estão relacionados às responsabilidades atribuídas e às ferramentas de trabalho;
- Capacidade de ser inovador relativamente aos procedimentos estabelecidos com vista a melhorar o desempenho e/ou resultados;
- Capacidade de detectar e corrigir erros e manter registos precisos;
- Capacidade de organizar tarefas rotineiras, identificar soluções para abordar prioridades contraditórias, tarefas novas ou alteradas;
- Capacidade de fornecer informações precisas e completas ao supervisor/colegas de trabalho/clientes conforme solicitação, usando tacto, diplomacia e discernimento;
- Capacidade de desenvolver objectivos de trabalho e identificar os passos necessários para atingir esses objectivos;
- Proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC); MS Suit;
- Capacidade de desenvolver objectivos de trabalho e identificar os passos necessários para atingir esses objectivos;
- Capacidade de compreender e contribuir para os objectivos da equipa ou da unidade de trabalho conforme as orientações do supervisor;
- Capacidade de trabalhar em sintonia com práticas de escritório bem estabelecidas e equilibrar múltiplas tarefas dentro de prazos estabelecidos;
- Excelente ética laboral, positividade, motivação, flexibilidade e capacidade de resolução de problemas na realização de tarefas associadas à sua posição;
- Desejo de ajudar os outros em diversas circunstâncias de relevância para a sua própria área de trabalho e de indicar a pessoa adequada para assistência complementar se necessário;
- Capacidade de trabalhar como parte de uma equipa em articular as necessidades dos clientes.
IDIOMAS:
- Proficiência oral e escrita em duas das línguas oficiais da CEDEAO (Inglês, Francês ou Português). Um conhecimento prático de uma terceira língua será uma vantagem.
IDADE E NACIONALIDADE
Os candidatos não devem ter mais de cinquenta (50) anos no momento de recrutamento (isso não se aplica a candidatos internos) e devem ser cidadãos da CEDEAO.
As qualificações listadas no anúncio são os requisitos mínimos de elegibilidade. As candidaturas que não preenchem estes pré-requisitos não serão consideradas.
CONDIÇÕES DE SUBMISSÃO DE CANDIDATURAS:
As candidaturas devem ser enviadas para a seguinte morada:
Director Geral
Organização Oeste Africana da Saúde
01 BP 153 Bobo-Dioulasso
Burkina Faso
Correio electrónico: recruitment@wahooas.org
Solicita-se aos candidatos que citem como referência o número deste anúncio nas suas candidaturas.
Cada candidatura deve incluir:
- Carta de apresentação/motivação
- Curriculum Vitae actualizado
- Fotocópia da cédula pessoal
Prazo de submissão de candidaturas
A data limite da recepção das candidaturas é 28 de Fevereiro de 2020 às 16:00 horas (GMT). Candidaturas incompletas não serão consideradas.
Este anúncio destina-se a ambos os sexos. Como as mulheres estão sub-representadas no emprego na CEDEAO, candidatas qualificadas são fortemente encorajadas a apresentar-se.
Todas as candidaturas serão sujeitas aos Regulamentos e Regras do Pessoal da CEDEAO.
O processo de recrutamento consistirá da pré-selecção, seguida de uma entrevista dos candidatos pré-seleccionados. Apenas estes últimos serão contactados. Nenhuns documentos submetidos serão devolvidos.