AVIS DE VACANCE DE POSTE N° 90 - Assistant(e) de Direction

L’Organisation Ouest Africaine de la Santé (OOAS) recherche des candidats qualifiés, citoyens de la CEDEAO, pour pourvoir au poste vacant ci-après :

 

Titre du poste : Assistant(e) de Direction

Référence : VN 90 OOAS

Grade : G5/G6/G7

Salaire annuel : UC 22,964.49 USD 36,233.37 / UC 27,577.33 USD 43,511.51 / UC 32,292.32 USD 50,950.81

Statut : Permanent

Lieu d’affectation : Bobo-Dioulasso, Burkina Faso

Département : Santé publique et recherche 

Supérieur hiérarchique : Directeur de la santé publique et de la recherche

Supervise : Agent de bureau

 

RESUME DU POSTE :

L’Assistant (e) de bureau jouera un rôle primordial dans le fonctionnement efficace du département en assurant au niveau du bureau du Directeur, l’organisation des opérations et des procédures essentielles aux activités quotidiennes de ce dernier. L’Assistant(e) de bureau aura pour rôle de tenir le calendrier du Directeur, de ficher tous les dossiers de façon efficace, d’assurer une bonne communication et une bonne correspondance et de faire montre de professionnalisme et de connaissances techniques pour le fonctionnement efficace du bureau. À cet égard, il ou elle doit être très accessible et réactif face aux demandes multiformes provenant des acteurs aussi bien de l’intérieur que de l’extérieur de l’Organisation.

 

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES :

• Coordonner les activités du bureau du Directeur et répartir les tâches et missions assignées de façon à assurer l’efficacité de leur exécution;
• Apporter son appui administratif pour le fonctionnement efficace du bureau du Directeur;
• Assurer une organisation efficiente des opérations et des procédures du bureau ;
• Travailler en interaction avec les autres départements pour assurer le bon fonctionnement du bureau ;
• Prendre les rendez-vous et faire les réservations nécessaires au profit du Directeur ;
• Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que toute la documentation ;
• Créer et maintenir un système de classement électronique et manuel efficace et efficient;
• Assurer la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des informations,
• Mettre en œuvre des techniques de gestion de bureau innovantes pour améliorer l'efficacité opérationnelle ;
• Gérer les demandes de renseignements, les plaintes et les rapports des visiteurs ;
• Assister les visiteurs de façon générale ;
• Exécuter toutes autres tâches pouvant être assignée par le directeur.

 

FORMATION ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISES

• Être titulaire d’un Diplôme de licence ou son équivalent en Administration ou dans un domaine connexe, délivré par une université reconnue ;
• Avoir six (6) ans d'expérience à responsabilité progressive en gestion de bureau, dans une fonction d’assistant ou de secrétaire ;
• La connaissance des logiciels informatiques connexes et des systèmes de classement de gestion de contenu d'entreprise (ECM) pertinents ainsi que des procédures, des directives et des processus liés à la correspondance pour la préparation et l'utilisation de documents et de canevas administratifs.

 

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

• Capacité à faire, sur la base de ses propres observations, des suggestions en vue  de l’amélioration de la méthode de travail et d’assurer avec confiance la mise en œuvre de ces suggestions tel que requis.
• Expérience avérée de travail efficace en tant que membre d'une équipe et en tant que mentor ;
• Capacité à travailler sous pression et à être un élément fiable en matière de production de résultats ;
• Capacité à prendre ses responsabilités soi-même en ce qui concerne sa carrière et ses performances au travail et à s'engager soi-même de manière  indépendante dans des activités d'auto-évaluation ;
• Capacité à développer et à maintenir les compétences et l'expertise requises pour assumer efficacement cette fonction ;
• Capacité à résoudre les problèmes qui surviennent de façon routinière et à faire des recommandations pour améliorer la qualité ou la quantité des services offerts aux clients ;
• Capacité à gérer efficacement son propre temps et à respecter les normes et objectifs de service liés aux responsabilités qui lui sont assignées ;
• Savoir comment accéder aux ressources ou aux services internes pour améliorer sa conscience des différences culturelles et chercher activement à améliorer ses compétences multiculturelles lors des interactions avec d'autres personnes issues de milieux culturels et linguistiques différents ;
• Compréhension de base des mandats et des fonctions des organisations de la CEDEAO, en particulier ceux de sa propre institution ;
• Connaissance des procédures et des pratiques courantes de la CEDEAO en ce qui concerne les responsabilités et les outils de travail qui lui sont attribués ;
• Capacité à innover avec les procédures établies en vue d'améliorer la performance et/ou les résultats ;
• Capacité à détecter et à corriger les erreurs et à assurer un archivage des dossiers de manière rigoureuse et précise;
• Capacité à organiser les tâches de routine, à identifier des solutions pour faire face aux priorités contradictoires et aux tâches nouvelles ou changeantes.
• Capacité à fournir des informations précises et complètes à la hiérarchie, aux collègues ou autres usagers, à leur demande, en faisant preuve de jugement, de tact et de diplomatie ;
• Capacité à se fixer des objectifs de travail et à identifier les étapes nécessaires à l’atteinte de ces objectifs ;
• Bonne maîtrise des technologies de l'information et de la communication (TIC);
•  
• Capacité à comprendre et à contribuer aux objectifs de l'équipe ou de l'unité de travail selon les instructions de la hiérarchie ;
• Capacité à travailler dans le cadre de pratiques de bureau bien établies et à s’acquitter de tâches multiples de façon équilibrée et dans des délais déterminés ;
• Faire preuve d’une excellente éthique professionnelle, de positivité, de motivation, de flexibilité et avoir des aptitudes pour la résolution des problèmes pour mener à bien les tâches rattachées à son poste ;
• Avoir un désir ardent d'aider les autres dans diverses circonstances en rapport avec son propre domaine de travail et de se référer à la personne appropriée pour plus d’aide au besoin ;
• Capacité à travailler en équipe pour répondre aux besoins des usagers.

 

COMPETENCES LINGUISTIQUES REQUISES :

Avoir une  maîtrise parfaite (orale et écrite) de deux quelconque des langues officielles de la CEDEAO que sont l’anglais, le français et le portugais. Une connaissance de la troisième langue serait un atout supplémentaire ;

 

AGE ET NATIONALITE

Les candidats ne doivent pas être âgés de plus de 50 ans au moment du recrutement (Ceci ne s'applique pas aux candidats internes) et doivent être citoyens de l'un des États membres de la CEDEAO.

 

Les qualifications mentionnées dans le présent avis constituent les conditions minimum d’éligibilité. Toute candidature de niveau inférieur à ce minimum requis sera éliminée.

 

CONDITIONS DE SOUMISSION DES DOSSIERS DE CANDIDATURE :

Les dossiers de candidature doivent être envoyés par courriel à l'adresse suivante:

Directeur Général

Organisation Ouest-Africaine de la Santé 

01 BP 153 Bobo-Dioulasso

Burkina Faso

Courriel: recruitment@wahooas.org

 

Les candidats sont priés de citer en référence le numéro du présent avis dans leur dossier de candidature.

Chaque dossier de candidature devra contenir les éléments ci-après :

• Une lettre de motivation
• Un curriculum vitae actualisé
• Une copie de l’acte de naissance 

 

Délais de réception des dossiers de candidature :

La date limite pour la réception des dossiers de candidature est le 28 février 2020  à 16h00 (GMT). Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas pris en compte.

 

Cet avis est adressé aux postulants aussi bien hommes que femmes ressortissants des pays membres de la CEDEAO. La gente féminine étant sous-représentée au sein du personnel de la CEDEAO, les candidatures féminines de personnes dûment qualifiées sont vivement encouragées.

 

Tout recrutement sera soumis aux statuts du personnel de la CEDEAO.

La procédure de recrutement se fera par une présélection sur dossier, suivie d’un entretien avec les candidats présélectionnés.  Seuls ces derniers seront contactés. Aucun document soumis ne sera retourné.